Прежде чем приступать к курсу занятий, давайте поподробнее остановимся на каждой их трех главных тем книги.
УПРАВЛЕНИЕ ВРЕМЕНЕМ
Такого понятия не существует Никакого управления временем не существует, и мне очень грустно это сообщать, учитывая то, насколько важную роль оно играет в личном развитии человека. Давайте вспомним, как блестяще подытожил проблемы управления временем
Льюис Кэрролл:
≪Алиса тяжело вздохнула.
— Как вам не стыдно! Неужели ничего лучше нельзя придумать, чем загадки без отгадок? Вам, видно, время совсем не дорого, — сказала она разочарованно.
— Если бы ты знала время, как я его знаю, — сказал Шляпа, — ты бы не говорила о нем в среднем роде. Оно — не оно, а он — Старик-Время!
— Никогда бы не подумала, — сказала Алиса.
— Понятно! — фыркнул Шляпа, презрительно дернув носом.
— Ты о нем вообще, наверно, в жизни не думала!
— Нет, почему, — осторожно начала Алиса, — иногда, особенно на уроках музыки, я думала: хорошо бы получше провести время...
— Все понятно! — с торжеством сказал Шляпа. — Провести время?! Ишь чего захотела! Время не проведешь! Да и не любит он этого! Ты бы лучше постаралась с ним подружиться — вот тогда бы твое дело было... в шляпе! Старик бы для тебя что хочешь сделал! Возьми часы: предположим, сейчас девять часов утра, пора садиться за уроки; а ты бы только шепнула ему словечко — и пожалуйста, стрелки так и завертелись. Жжжик! Дело в шляпе — полвторого, пора обедать!≫
≪Алиса в Стране чудес≫, перевод Б. Заходера
Время неподвластно управлению и глухо к нашим возражениям: оно мерно течет, с удручающей точностью отсчитывая, шестьдесят минут в час. Но если бы дело только тем и ограничивалось, раздел управления временем в этом курсе был бы ничтожно мал. Мы способны сами предъявлять те или иные требования к своему времени — к его количеству и использованию, а заодно и управлять эффективностью использования того времени, которым мы располагаем. Возможно, физическое время и не поддается контролю, но вот время как ресурс вполне управляемо. Занимаясь по этому курсу, вы установите, что понятие ≪управление временем ≫ используется лишь для удобства, однако не забывайте, что столь вольное допущение в действительности очень полезно.
≪Тратить время впустую≫ невозможно... Едва ли хоть один день может пройти без очередного отчета надутых консультантов по менеджменту, не устающих замечать, сколько времени сотрудники офиса потратили впустую на те или иные дела. В этом месяце сотрудники могут просиживать в Интернете или обмениваются письмами, но когда эти напасти уйдут, их место займут какие-нибудь новые. Писать подобные отчеты просто стыдно (время, отпущенное на их написание, и впрямь потрачено впустую), поскольку ≪тратить≫ время можно с тем же успехом, с каким мы им ≪управляем≫.
На самом же деле мы лишь сопоставляем по своей важности различные занятия, которым могли бы уделить тот или иной отрезок времени. Подобное сопоставление не все и не всегда считают обычным делом —вот почему вышеупомянутые отчеты неизменно заводят нас в тупик. Приоритетность той или иной задачи для нас определяется множеством факторов —и в частности, фактором времени. Предположим, что вы работаете над серьезной задачей и приближаетесь к сроку завершения работы.
Рядом уже ждет курьер, который должен забрать эту работу, а для обсуждения ваших выводов и рекомендаций вот-вот соберется особый совет. В таких условиях едва ли будет мудро отложить дела и начать разыскивать свой паспорт, который пригодится вам, когда через три месяца вы отправитесь в отпуск. Однако в то утро, когда вам предстоит поехать отдыхать, именно поиски паспорта станут важнейшей задачей. По-моему, это очевидно, не так ли? Вместе с тем лишь немногие из нас успешно справляются с подобной расстановкой приоритетов.
Оценка той или иной деятельности в значительной степени зависит от ее результата, который не всегда очевиден. Однажды газета ≪Гардиан≫ поместила ставшую классической рекламу: здоровый громила сшибает с ног несчастного беззащитного человека. Глядя на эту сцену, вы могли лишь сожалеть об отмене телесных наказаний. Затем та же сцена была показана с другого угла зрения: стало очевидно, что бедному беззащитному человеку угрожала опасность, а толкнувший его хулиган спас ему жизнь. Так называемая ≪пустая трата времени≫ сродни этому эпизоду. Прогулки по Интернету могут быть не более чем развлечением, но они могут и помочь в добывании ценной для дела информации или в стимулировании творческого мышления работника.
И последним важным в этой связи обстоятельством является баланс между работой и нерабочими занятиями: более точным определением так называемого ≪потерянного времени≫ будет ≪время, которое могло бы быть затрачено на работу, потрачено на другие дела≫. Я вовсе не пытаюсь оправдать трату рабочего времени на личные дела — мне лишь хочется выработать более полезную оценку происходящего.
...зато можно управлять приоритетами и использованием времени
Какой вывод можно сделать из того, что время не поддается ни управлению, ни растрачиванию? Смысл управления временем — в том, чтобы распоряжаться использованием имеющегося времени для решения различных задач; в том, чтобы использование вашего времени оптимально соответствовало вашим целям и потребностям, и в том, чтобы говорить ≪нет≫ всему тому, что противоречит им. Управление временем —это установление правильного баланса его использования. По этой причине первое требование к эффективному управлению своим временем заключается не в том, чтобы привести в порядок ежедневник или убрать на рабочем столе, а в том, чтобы установить перед собой цели. В противном случае вы просто лишитесь ориентиров, указывающих, на что нужно расходовать время.
Стремясь добиться правильного баланса в использовании времени, необходимо помнить о том, что приоритеты личной жизни не менее важны, чем профессиональные. Глава авиакомпании ≪British Airways≫ (≪Бритиш Эйруэйз≫
как-то заметил, что, к собственному стыду, не имел возможности следить за тем, как растут его дети: бремя рабочих дел не позволяло ему уделять близким много времени. Если бы он более широко взглянул на управление своим временем, то понял бы, что имеет полное право уделять своей семье больше времени. Громадное количество людей уделяют своим семьям мало времени, но утверждают при этом, что работают ≪для семьи≫ —очевидно, в расходовании их времени возникает диспропорция. Это не означает, что общение и семья всегда должны быть на первом плане или что неправильно считать работу главным делом своей жизни. Просто на проблему управления временем следует смотреть несколько шире.
Используя упражнения и техники этого курса, вы познакомитесь с множеством новых возможностей управления временем, но один из подходов к этой задаче настолько важен, что его следует обсудить отдельно и прямо сейчас. Управление временем часто связано с решением широкомасштабных задач — важных дел, которые, если дать им возможность, могут накрыть вас с головой, как лавина. Человек, эффективно управляющий своим временем, в этом случае может воспользоваться волшебной палочкой —разделить масштабные задачи на посильные и менее внушительные. Это важнейшее умение для управления временем. Если крупные цели не дробить на части, все будет выглядеть так, словно вы решили жонглировать автомобилями —то есть взялись за невозможное. Браться за одну масштабную задачу, не дробя ее на части, довольно трудно, а приниматься одновременно за несколько таких профессиональных и личных задач —значит начинать явно непосильное дело.
Подобное деление масштабных задач на мелкие может показаться самоочевидным, однако когда перед нами оказывается какой-нибудь крупный проект, соблазн полностью погрузиться в него бывает слишком велик. Но время не терпит, а приступать к работе нужно, и если вы не пожалеете небольшого количества времени на то, чтобы разбить внушительную задачу на мелкие, это окупится сполна. (Вместе с тем люди часто совершают типичную ошибку, пропуская этот этап.)
Что влияет на управление временем?
Управлять временем было бы до смешного легко, если бы не совместное влияние ряда факторов, не позволяющих нам действовать организованно.
Первый и, пожалуй, важнейший из этих факторов —это вы сами. Вполне возможно, что у вас не осталось никаких неясностей насчет того, что вы должны успеть за сегодняшний день и как достигнете желаемого. Но вот беда: едва взявшись за работу, вы захотите съесть шоколадный батончик и для этой цели спуститесь в магазин. Там ваша мысль потечет в другое русло: вы вспомните о том, что недоделали в прошлые выходные, или о планировании своего отпуска. Затем вы решите, что лучше бы сейчас проверить почту. Таким образом проходит большая часть дня, а вы еще не приступали к работе.
И как будто проблем с самим собой вам мало, еще добавляют забот окружающие. Кто-то заглянул поболтать, кто-то срочно запросил информацию (которую вы будете собирать три часа), и вот вы уже работаете над очередным срочным проектом. Кроме того, есть еще телефонные звонки, электронная почта, вопли о помощи и требования уделить внимание: окружающие крадут ваше время, едва им представится возможность для этого. Высокоэффективным средством управления временем является перепоручение работы другим, если только вы сумеете преодолеть свою склонность контролировать все самостоятельно.
Окружающие могут сэкономить вам время, если вы правильно подойдете к этой задаче. Весь остальной мир, впрочем, тоже не прочь отнять у вас немного времени. Для того чтобы отвлечься, достаточно лишь запаха свежего кофе или горячих булочек. Немало времени отбирает у нас и всевозможная техника. Конечно, компьютер является прекрасным рабочим инструментом, но он же помогает нам в том, чтобы работать спустя рукава. (≪Сейчас я напишу эту важную записку, вот только выстрою значки на рабочем столе. А раз уж я здесь, надо заодно удалить новые файлы. Да, и еще надо поставить новую программу с диска, который прилагается к журналу≫.) Впрочем, не забывайте, что техника способна и приносить большую пользу. Срочно отправить электронное письмо, едва у вас родится какая-нибудь идея, —вот самый быстрый способ освободить свой ум для решения других задач.
Многие из техник и упражнений этого курса посвящены видоизменению или обузданию подобных влияний. Умерив и упорядочив подобные факторы, вы поможете себе использовать время эффективнее и с большей пользой. Лицом к реальности Даже если вам удастся проделать все то, что предлагает этот курс, не забывайте об одной серьезной проблеме: реальность и ее восприятие вами —это не одно и то же. Например, вы отлично знаете, что вам лучше всего работается во второй половине дня, за столом, заваленным коробками от пиццы, в рваных джинсах и под звуки рок-музыки. Однако если вашему боссу кажется, что хороший работник —это тот, кто следует предписанным стандартам деловой одежды и рабочему графику, то не будет иметь никакого значения, насколько хорошо вы управляете своим временем: вы окажетесь в проигрыше. Это несправедливо, но весьма и весьма реально.
Нравится вам это или нет, но производить впечатление эффективно работающего человека —так же важно, как результативно справляться с работой. С идеальной точки зрения вы должны иметь возможность делать все так, как вам хочется, но помните: именно тот, кто не согласен с порядками, является первым кандидатом на сокращение, независимо от того, насколько продуктивно он работает. До некоторой степени эту проблему ослабляет изменение условий труда. Например, все больше и больше людей работают дома, и они получают возможность выполнять свою работу так, как этого хочется им, а не так, как хотелось бы их начальнику. Но и в этом случае очень важно знать все тонкости обстановки в компании, чтобы удержаться в ней.
По этой причине некоторые рекомендации по управлению временем, как вам предстоит убедиться, потребуют внесения коррективов, если вы хотите, чтобы они соответствовали вашей рабочей обстановке (к их числу относится миф о порядке на
рабочем столе).
Требование удобства
Подступаясь к задаче управления своим временем, крайне важно помнить о таком требовании к нему, как удобство. Я не вижу необходимости иметь мягкое кресло нужной высоты с подлокотниками и все остальное (хотя это неплохая идея). Речь идет о том, что претендующая на эффективность рабочая обстановка должна быть удобной. Если вам лучше работается при условии, что на столе у вас полный порядок —прекрасно. Если же удобство для вас —нагромождение из папок с бумагами, то и это неплохо... может быть.
Я говорю ≪может быть≫, поскольку беспорядок беспорядку рознь. Нагромождение бумаг препятствует эффективному использованию времени лишь тогда, когда оно мешает самой работе и когда из-за хаотических бумажных куч вы не можете быстро делать свое дело (в особенности если не сумеете найти нужный документ, зная, что он где-то в одной из десяти стопок с бумагами). Но если вы, как и многие любители беспорядка, можете, не кривя душой, сказать: ≪Возможно, у меня и непорядок, но я знаю, где что лежит≫, тогда можете трудиться так и дальше: просто у вас такая система работы с документами. Если же вы наведете ≪порядок≫, то в результате лишь снизите эффективность своей деятельности.
Если вы обладаете привычкой к опрятности, это прекрасно, однако не стоит слишком кичиться. Не исключено, что человек, заявляющий, что он досконально знает свой беспорядок, придерживается более естественной системы работы: в конце концов, наш мозг тоже не раскладывает информацию по полочкам. К тому же более свободная и гибкая система лучше справляется со сложной разнородной информацией, чем жесткая рабочая структура. Может быть, вы и сумеете за минуту извлечь любой нужный документ, но ваш коллега, работающий с хаосом на столе, может гораздо быстрее составить десять важнейших документов.
Работа и доверие
Представители некоторых типов личности особенно страдают от своей сверхбдительности; они постоянно кого-то проверяют
и суетятся. Если вы поручили кому-то задачу, достаточно установить для работы определенные сроки и ожидать, что исполняющий будет с ними сверяться. Но если вы буквально не отходите от тех, кому поручили работу, и только мешаете довести ее до конца, это очень и очень скверно. Подобная проблема является классической для некрупных предпринимателей, которые расширяют свое дело: они набирают дополнительный персонал, но не доверяют ему выполнять работу своими силами. Не менее часто подобное встречается, когда младшие менеджеры получают в свое подчинение персонал.
Если вы хотите разумно распоряжаться своим временем, то должны научиться доверять окружающим. Конечно, речь не
идет о бесконтрольности —у вас ведь есть свои интересы. Вместе с тем вам необходимо найти способы получать важную информацию как можно быстрее, через нужные интервалы, не препятствуя ходу работы и не отвлекаясь от своих насущных дел.
Иногда руководители не поручают подчиненным задач из-за незначительности заданий; в столь прямой формулировке эти звучит парадоксально, но именно так и происходит. Ведь под вашим началом работают специалисты, и у них без того хватает
работы, поэтому сравнительно простую задачу вы можете выполнить и сами, а им поручить настоящее дело. Подобный подход не лишен справедливости: если вы управляете высокопрофессиональным коллективом, то устранение всевозможной деловой мелочевки должно отчасти входить в круг ваших обязанностей. Но в идеале эту мелочевку вы должны перепоручать
другим сотрудникам (или, что еще лучше, делать так, чтобы подобной работой вообще никто не занимался).
Утопающий хватается за соломинку
Когда мы наконец начинаем понимать, как активно сами (и другие люди тоже) мешаем себе эффективно использовать свое время, часто возникает ситуация, в которой ≪утопающий хватается за соломинку≫, то есть ищет волшебное средство, способное все расставить на свои места. Это может быть жесткая система правил или стремление твердо закрепить за определенными часами определенные занятия. Ни один из этих подходов не является по своей природе вредным, однако в таких случаях дело никогда не обходится без подводных камней. Любая система таит в себе следующую важнейшую опасность: она начинает поглощать ваше время сама по себе. Что касается правил, то они вбирают его не столь явно, но тоже сопряжены со своими опасностями.
Правила
Мысль о том, что управление временем должно подчиняться определенному ряду правил, выглядит довольно привлекательно. Нужно лишь следовать семи (десяти, двенадцати и так далее) предписаниям, и они изменят вашу жизнь. Нет ничего легче (во всяком случае, на словах): их можно написать на листке бумаги, закатать его в пластик и получить симпатичный и опрятный список. Сделал одно, затем другое, и порядок —время используется эффективно.
К сожалению, в подобных обстоятельствах любые правила будут порождать две проблемы. Во-первых, правила идеальны для сравнительно простой системы с неизменными условиями. Правила незаменимы, если вы играете в ≪Монополию≫, где все игроки, как известно, будут начинать с одного и того же места и где игровое поле не может в одночасье стать трехмерным. Жизнь, разумеется, совершенно не похожа на такую игру. Как мы уже отмечали, рассматривая пример с порядком на рабочем столе, люди далеко не одинаковы, и они не станут реагировать на жесткое правило одинаково.
Во-вторых, мир под действием тех или иных факторов постоянно меняется, преображается и переворачивается с ног на голову, поэтому правило, которое сегодня еще имеет значение, назавтра уже ничего не значит. Если все обстоит именно так, имеет ли смысл составлять подобный курс и включать туда предписания по управлению временем? К счастью, да —отчасти потому, что он опирается не столько на правила, сколько на принципы. Вместо того чтобы советовать ≪не распылять силы более чем на шесть дел≫ и ≪не тратить более двадцати минут в день на телефонные разговоры ≫, куда уместнее давать такие рекомендации: ≪установите приоритеты в работе и в личной жизни≫ и ≪уделяйте телефонным звонкам подходящее время в течение суток≫. Но и при таком подходе ряд упражнений не будет иметь ценности для некоторых читателей.
Беспокоиться, однако, не следует: если вы раздробите возникшую перед вами проблему на составные части, то тем самым решите задачу разработки идеальных для вас техник решения проблем.
Роскошные приспособления
Управление временем связано с внедрением различных вспомогательных средств: красивых органайзеров с умопомрачительными канцелярскими принадлежностями, специальных компьютерных программ, которые помогают рассчитать время до последней минуты и затем следить за его использованием.
В ходе работы по этому курсу вы будете встречаться с упоминанием подобных приспособлений и можете спокойно пробовать их в деле. Если они подойдут вам —прекрасно, а если нет —не стоит считать себя неудачником лишь потому, что какая-то система организации времени вам не помогла (вспомните пример с загроможденным столом). Имея под рукой записную книжку и ежедневник, вы можете справляться с делами ничуть не хуже.
Важнее всего помнить следующее: не соблазняйтесь использованием таких вспомогательных средств, если в них нет необходимости. Не забывайте: продавцы органайзеров и прочих вещей занимаются сбытом бумаги, и в их интересах придумать как можно больше приспособлений для записи, чтобы увеличить продажи. Они могут руководствоваться самыми благими намерениями и хотят помочь вам управлять своим временем, однако советую основательно подумать, прежде чем покупать новый органайзер. Аналогичным недостатком обладают и компьютерные программы. В силу того, что компьютеры отлично умеют складывать, контролировать и отслеживать, программы неизменно обладают более широким выбором возможностей, чем тот, который вам необходим. Поэтому не исключено, что однажды вы обнаружите, что ваша система управления времени пожирает его слишком много. Всегда убеждайтесь, что вводите в программу лишь необходимую вам информацию.
Требования к приспособлениям для управления временем
Независимо от того, станете ли вы пробовать средства для управления временем с миллионами возможностей, какие-нибудь
из них для решения этой задачи вам все же понадобятся. Ваше средство может быть электронным устройством или обычной
записной книжкой. Главное, чтобы оно удовлетворяло четырем следующим условиям. Во-первых, там должен быть ежедневник, в который вы будете записывать предстоящие встречи и, что еще более важно, свои собственные дела. Во-вторых, в нем должна быть информация о ваших контактах: это как минимум фамилии, адреса, телефоны и адреса электронной почты. В-третьих, там должен быть список ваших задач. И в-четвертых, в нем должно быть место для общих записей (например, там вы будете записывать, насколько вы преуспели в тех или иных упражнениях из этого курса).
Прежде чем приступать к курсу занятий, давайте поподробнее остановимся на каждой их трех главных тем книги.
Пока нет комментариев.