4.5 Упражнение-техника: Диаграмма для оценки приоритетов

Подготовка: Не требуется.
Время выполнения: Пять минут.
Средства для выполнения: Бумага.
Частота выполнения: Еженедельно.

Это упражнение может послужить альтернативой для помещенного выше упражнения «Приоритеты»; его целью также является выбор между поставленными задачами. Оба эти упражнения очень полезны, поэтому попробуйте и то, и другое, чтобы решить, какое из них вам подойдет. Поделите лист бумаги на четыре квадрата и надпишите их: левый верхний — «Срочно, не важно», правый верхний — «Срочно, важно», левый нижний — «Не срочно, не важно» и правый нижний — «Не срочно, важно».

Теперь распределите свои задачи в эти четыре квадрата. Задачи, оказавшиеся в правом верхнем углу, это ваши основные приоритеты: вы должны сделать так, чтобы для них обязательно нашлось время. Задачи, попавшие в левый верхний угол, также довольно срочные, но менее важные; часто они отнимают больше времени, чем им следует уделять, поэтому расправьтесь с ними так быстро, как только возможно, без откладываний и проволочек.

Задачи, оказавшиеся в правом нижнем углу, со временем (когда вас начнут поджимать сроки) перекочуют в правый верхний угол. В идеале с ними лучше всего справляться заблаговременно, чтобы не оказаться в кризисной ситуации, но и не слишком торопиться с ними, чтобы они не отнимали время у более важных дел. Остаются задачи, помещенные в левом нижнем углу, — им вы можете уделить минимум своего времени. Не слишком увлекайтесь ими лишь потому, что они интересны или требуют мало времени: помните, что приоритет их низок, и им следует уделить минимальное количество времени.

Обратная связь

Подобные таблицы имеют один недостаток: помещенные в них задачи оказываются незафиксированными во времени. Постепенно некоторые из них (но не все) перемещаются в верхнюю часть таблицы. Кроме того, значимость задач также может со временем изменяться. В силу того, что подобную таблицу придется регулярно перерисовывать, она окажется более эффективным средством планирования, если вы поместите ее в компьютер, — тогда вам будет легко перемещать по этой таблице различные объекты.

Результат

Умение правильно расставить приоритеты является душой и сердцем управления временем: не пропускайте эту работу.

Варианты

Данный метод может иметь форму как таблицы, так и графика, в которых значимость задачи можно откладывать на горизонтальной оси, а срочность — на вертикальной; в этом случае чем правее оказывается та или иная задача, тем она важнее.