Собрания являются полезным средством решения практически любых вопросов, однако мы слишком часто позволяем им руководить нашей жизнью и превращаться в самоцель, поэтому в итоге забываем, для чего то или иное собрание вообще созывалось.
Когда я провожу семинары, то часто говорю группе: «Конечно, никто из вас никогда не бывал на собраниях, которые слишком затягивались...», и к этому моменту аудитория неизменно начинает смеяться, но невеселым смехом. Поскольку практически каждый проводит на таких собраниях слишком много времени, знает это и тем не менее продолжает слепо вносить их в свои планы. Это очень напоминает зависимость.
Техники, предлагаемые в этой теме, помогут вам отчасти решить проблему собраний, но лишь в том случае, если вы действительно готовы ее решать.
Изучая эту тему, обязательно выполните упражнения: если вы отложите их на другое время, то в итоге так и не сможете выполнить их. Ознакомьтесь с техниками; сделайте себе пометки, когда и где вы сумеете ими воспользоваться. Обязательно примените их, когда вам представится для этого благоприятная возможность в общении с людьми.
9.1 Техника: Повестка дня
Подготовка: Выполняется перед собранием.
Время выполнения: Две минуты.
Средства для выполнения: Собрание, записная книжка.
Частота выполнения: Регулярно.
Если у собрания нет повестки дня, оно может пройти без ясной цели, поэтому его участники рискуют долгое время обсуждать не относящиеся к делу вопросы. Эту технику вы можете применить на следующем собрании, которое сами организуете.
Во-первых, сделайте так, чтобы его повестка дня была обнародована по крайней мере за неделю до дня проведения. Если это невозможно, поскольку собрание состоится раньше, то хотя бы ознакомьте участников с повесткой дня, когда будете их приглашать.
При этом откажитесь от непонятного профессионального сленга и укажите, сколько времени будет затрачено на каждый вопрос. Например, формулировка «ОСР» никому ничего не скажет, если вы имеете в виду «обсуждение сводки результатов». Но гораздо лучше будет сформулировать вопрос так: «Решение вопроса о том, будет ли финансовый отдел в следующем году использовать обсужденную сводку результатов (десять минут)». Если на собрание приглашены неспециалисты (вероятно, не знающие, что такое сводка результатов), можете поместить на приглашении короткое разъяснение, с которым приглашенные смогут ознакомиться.
Повестка дня должна быть краткой: на собрании невозможно эффективно обсудить сразу множество вопросов. Безжалостно вычеркивайте всяческие «и прочее». Конечно, это может вызвать гневные протесты — ведь не всегда можно знать заранее, какие вопросы будут обсуждаться. В таком случае вам следует добавить в повестку дня новые пункты в самом начале собрания. Если в результате повестка дня чересчур разрастется, выпустите или отложите отдельные ее пункты. Строго придерживайтесь графика обсуждения, кроме тех случаев, когда собравшиеся постановят выделить для тех или иных вопросов добавочное время (в этом случае придется пожертвовать другими вопросами).
Обратная связь
Повестки дня иногда без всякой нужды составлены бюрократически. При помощи данной техники вы сможете изменить их так, чтобы этого не происходило.
Результат
Правильная повестка дня — залог более короткого, но и более целенаправленного собрания, которое даст реальные, практические результаты.
Варианты
Легче всего придерживаться повестки дня на собраниях, которые организуете вы сами, однако если отсутствием четкой повестки дня грешит чужое собрание, предложите ее в самом начале. Все, что вам для этого потребуется, это доска для записей или лист бумаги, на которых вы сможете записать вынесенные на обсуждение вопросы.
Собрания являются полезным средством решения практически любых вопросов, однако мы слишком часто позволяем им руководить нашей жизнью и превращаться в самоцель, поэтому в итоге забываем, для чего то или иное собрание вообще созывалось.
Пока нет комментариев.