9.2 Техника: Эффект от результатов собрания

Подготовка: Не требуется.
Время выполнения: Варьируется по необходимости.
Средства для выполнения: Собрание, записная книжка.
Частота выполнения: Регулярно.

Полезность собрания определяется тем, насколько действенны его результаты. Цель предлагаемого упражнения — максимально повысить пользу проведения собраний и свести к минимуму бесполезные их результаты. В первую очередь вам предстоит отказаться от любых протоколов собрания: ничто не читается утомительнее, чем эти бумаги. Если по ряду причин от вас все же требуется вести протокол, воспользуйтесь таким практичным средством, как аудиозапись. Если и это не представляется возможным, то тогда постарайтесь не тратить время и средства на рассылку протоколов собраний: просто напишите этот документ и держите его при себе.

Вместо официальных протоколов лучше делать записи о конкретных мерах: здесь вам нужно будет кратко сообщить, что конкретно следует сделать и кто за это отвечает. Заодно можно указать, кто будет следить за исполнением решений. Лишь самые исключительные собрания дают более обширные результаты, чем одна страница записей о предлагаемых конкретных мерах. Если данное собрание является одним из целого ряда, то в повестку дня следует вносить пункт о выполнении мер, принятых в прошлый раз. Это не то же самое, что использование протоколов прошлого собрания (которое является скрупулезным копанием в протоколах): вам лишь предстоит установить, какие меры уже приняты, а какие еще следует принять.

Обратная связь

Если вы не ведете протоколов собрания, то не следует думать, что можете обойтись без записи конкретных мер (в противном случае собрание гарантированно не даст результатов).

Результат

Этот метод позволяет сэкономить время, которое тратится на написание, чтение и обработку протокола собрания и снижает опасность, что оно не даст никаких практических результатов.

Если в течение двух собраний подряд ваш лист для записи конкретных мер остается чистым, значит, череду этих сборищ можно прекращать.

Варианты

Заметки о принимаемых мерах могут иметь личный характер (вы записываете то, что должны сделать сами) или предназначаться для всех участников. Обычно бывает полезно раздать заметки всем участникам собрания, чтобы это подстегнуло их воплотить принятые решения в жизнь.