9.3 Техника: Список участников собрания

Подготовка: Выполняется перед собранием.
Время выполнения: Две минуты.
Средства для выполнения: Личные встречи, записная книжка.
Частота выполнения: Регулярно.

В занятии «Повестка дня» мы учились работать со списком вопросов, однако список участников имеет не меньшую важность. Выполните это упражнение перед следующим собранием, которое вам предстоит организовать или на которое вас пригласил кто-то другой. Слишком часто на собрания приходят не те, кто на них нужен, и слишком часто они оказываются чересчур многолюдными.

Если вы устраиваете собрание, подумайте, кому там необходимо присутствовать. Кто имеет прямое отношение к обсуждаемым вопросам? Кто хорошо разбирается в этих вопросах?

Руководствуясь этими соображениями, составьте первоначальный список. Если в ходе собрания потребуется принять решение (а не просто распространить там какую-либо информацию), желательно, чтобы участников было не больше девяти (идеальное количество — от двух до восьми человек). Следует знать, что число участников серии из нескольких собраний имеет тенденцию возрастать: люди хотят участвовать в работе, выяснить, что происходит, ≪отметиться≫ или усилить личную власть. Организуя собрание, запаситесь твердостью, и если добавили в список одних участников, то избавьтесь от других.

Если вам предстоит посетить собрание, задайте себе вопрос: «Зачем это нужно?» Не может ли кто-нибудь пойти туда вместо вас? Нужно ли вообще кому-нибудь из вашего окружения туда ходить? Нет ли более удачного способа получить сведения или материалы, распространяемые на этом собрании? И нужно ли вообще его проводить?

Обратная связь

Для начала поставьте под сомнение саму необходимость собрания. Если оно все же должно состояться, серьезно задумайтесь о том, кому на нем следует присутствовать и почему вам необходимо идти на него.

Результат

Чем меньше проводится собраний и чем меньше людей в них участвует, тем больше у каждого из работников остается времени для плодотворной работы и тем эффективнее проходят сами собрания (поскольку дело не вязнет в общении чрезмерного количества участников).

Варианты

Попробуйте заменить собрания обсуждением дел с группой людей по компьютерной сети. Постарайтесь не встать на сторону тех, кто считает, что этот метод никуда не годится, поскольку исключает личное общение: вы в любом случае можете пообщаться с этими людьми лично, но это не должно отнимать у вас много времени, и это общение можно организовать с большей пользой, чем на собраниях.