12.2 Упражнение: Будьте готовы

Подготовка: Не требуется.
Время выполнения: Десять минут.
Средства для выполнения: Персонал.
Частота выполнения: Один раз.

Это упражнение предполагает наличие у вас персонала, который вам подотчетен, — в противном случае можете его пропустить. Вам придется вспомнить проверенный годами девиз ≪будь готов≫, который в некоторой степени актуален и для управления временем. Хорошо налаженное общение с персоналом — дело огромной важности (более того, это один из главных аспектов вашей работы). Тем не менее иногда это общение становится слишком назойливым. Мы уже рассмотрели несколько техник, с помощью которых можно избегать отвлекающих факторов или справляться с ними, а теперь, что не менее важно, вы узнаете, как научить ваш персонал не тревожить вас без веских причин.

Когда вы будете проводить очередное собрание со своей командой, уделите десять минут следующему вопросу. Разъясните им суть вашей проблемы и попросите за пару минут придумать различные способы более эффективного общения между вами. Затем примените на практике лучшие из этих идей, добавив к ним следующие, если они не были упомянуты:

Информацию с низким приоритетом можно отправлять по электронной почте.
Со всем, что имеет не самый высокий приоритет, следует обращаться в установленные часы.
Вся необходимая информация собирается заранее, к вам же обращаются только за конкретными действиями или решениями.
Нужно располагать рядом предложений, не полагаясь на то, что руководитель сам придумает решения на месте.
Нужно иметь четкое представление о том, сколько займет общение, и следить за временем.
Для дискуссий следует составлять краткий список вопросов.

Обратная связь

Эту проблему нужно решать дипломатично. Ваши подчиненные хорошо знают, что ваше время очень ценно и что у вас его мало, поэтому вы ничего не выиграете, если будете слишком активно им об этом напоминать. Лучше стоит начать с каких-нибудь тонких напоминаний; например, заметить, что в ваших отношениях с коллективом появляются тенденции, которые нужно немного исправить.

Сделайте акцент на том, что это будет полезным как для вас, так и для них. Если ваши подчиненные начнут думать самостоятельно, прежде чем бежать к вам, они смогут достичь большего и проявить инициативу, которая будет отмечена, когда станут оценивать их работу. И напомните подчиненным, что вы хотите поддерживать общение, но лишь когда оно эффективно.

Результат

Любые меры, которые позволят подчиненным самостоятельно контролировать свои обращения к вам, прекрасно послужат и вашему управлению временем, поскольку здесь вы передаете им эту задачу. Кроме того, усилия, затраченные на организацию делового общения, помогут тому, чтобы вас перестали тревожить по пустякам.

Варианты

Такой стиль общения можно вводить не только на собраниях коллектива, но и при помощи руководящих решений, однако последние окажут не столь сильное действие.