Средства делового общения по целому ряду причин занимают важное положение. Известные специалисты по бизнесу скажут вам, что они необходимы, если вы хотите преуспеть в новом мире — мире виртуальных корпораций и изменчивых деловых связей. Задействован здесь и более глубокий аспект: все мы стремимся успешно общаться с другими, не в последнюю очередь именно общение делает нас людьми. Но...
И это весьма значительное «но»: когда вы бьетесь над каким-нибудь делом, неуправляемое общение может превратиться в серьезную проблему. Телефоны, факсы, мобильные телефоны и электронная почта способствуют тому, что на нас обрушивается лавина сообщений и сведений. Не поймите меня неправильно — я вовсе не являюсь противником электронных средств коммуникации.
Когда в процессе работы у меня разрывается соединение с Интернетом, я сразу же начинаю выходить из себя. Но и тогда, когда электронные средства общения приносят пользу, их нужно надлежащим образом обуздывать (равно как и более древнего коммуникационного монстра — бумагу), если вы хотите, чтобы не они контролировали вас, а наоборот.
Изучая эту тему, обязательно выполните упражнения: если вы отложите их на другое время, то в итоге так и не сможете выполнить их. Ознакомьтесь с техниками; сделайте себе пометки, когда и где вы сумеете ими воспользоваться. Обязательно примените их, когда вам представится для этого благоприятная возможность в общении с людьми.
13.1 Техника: Работа с электронной почтой
Подготовка: Не требуется.
Время выполнения: Пять минут.
Средства для выполнения: Почтовая программа.
Частота выполнения: Регулярно.
Электронная почта произвела революцию в деловом общении и стремительно вторгается в общение повседневное. Однако за это приходится платить: чтение писем и написание ответов требуют времени, а оперативность этого средства связи может превратить его в постоянный отвлекающий фактор. Управление электронным общением пройдет у вас три стадии.
Во-первых, отключите в программе оповещение о поступлении новых сообщений. Во-вторых, заранее запланируйте в своем графике от одного до четырех перерывов для работы с электронной почтой. Необязательно делать об этом пометку в ежедневнике, хотя и такая мера будет полезна. Читать пришедшие сообщения вы должны будете только в это время. (Впрочем, отсылать сообщения можно и в любое другое время, о чем будет рассказано в занятии 13.2. «Отошлите стресс прочь», из него вы узнаете, чем вам может помочь мгновенная отсылка сообщений.)
И наконец, будьте непреклонны, выделяя для этого время. Условьтесь, что будете тратить на электронную почту, например, тридцать минут в день (и уж никак не более часа). Работу организуйте так: вначале просмотрите главные сообщения и ответьте на них, а затем займитесь менее важными сообщениями. Не поддавайтесь соблазну прочитать сразу все: едва получив и удостоверившись в их небольшой значимости, поместите их в папку «Удаленные». Вместе с тем не допускайте того, чтобы у вас накапливались непрочитанные сообщения, и соответственно, если вы должны ответить на сообщение, сделайте это как можно быстрее.
Обратная связь
Для маловажных сообщений, требующих ответа, можете воспользоваться стандартными формулами: «Простите, у меня нет сейчас времени» или «Благодарю вас, нет». Если отправитель не получит никакого ответа, он может продолжать бомбардировать вас письмами, а это не всегда приемлемо.
На так называемую «электронную макулатуру» вообще не отвечайте, даже если от вас просят «отказаться от подписки»: часто с помощью этого трюка хотят удостовериться в существовании адресата.
Что же касается приходящих время от времени важных сообщений, то вы можете настроить свою почтовую программу так, чтобы она оповещала вас о приходе писем, помеченных флажком, или писем от адресатов, которые значатся у вас в списке контактов.
Результат
Освободившись от оповещения о сообщениях, вы очень облегчите себе жизнь. Если вы увидели, что вам пришло письмо, мысль об этом не даст вам покоя. Может быть, оно важное?
От кого оно? Гораздо лучше будет вообще не знать о нем. Если организовать работу с электронными сообщениями по степени их важности, электронная почта будет для вас удобным средством общения и перестанет красть ваше время.
Варианты
Попробуйте организовать входящие сообщения при помощи фильтров. Когда вы составите для себя график работоспособности (о нем пойдет речь в двадцать первой теме), чтение электронных писем можно будет приспособить к периодам низкой работоспособности.
Средства делового общения по целому ряду причин занимают важное положение. Известные специалисты по бизнесу скажут вам, что они необходимы, если вы хотите преуспеть в новом мире — мире виртуальных корпораций и изменчивых деловых связей. Задействован здесь и более глубокий аспект: все мы стремимся успешно общаться с другими, не в последнюю очередь именно общение делает нас людьми. Но...
Пока нет комментариев.