ТЕМА 20 Как одолеть бюрократизм и бумажную работу. 20.1 Упражнение-техника: Пресекайте бумагомарание

Джон Голл, автор замечательной книги о системах под названием "Систематика", которая уже стала иблиографической
редкостью, недаром снабдил свой труд следующим подзаголовком: "Как системы действуют, и в особенности как они рушатся". Как указывает Голл, системы обнаруживают склонность разрастаться своими собственными усилиями, так что в отдельных случаях ограничивать систему бесполезно и лучше начать все с самого начала.

Бюрократия —именно такая система. Начинается она с разумных мер, принимаемых для выполнения той или иной работы, но вот она разрастается и становится все более сложной.

Затем бюрократизм утрачивает свою первоначальную цель, но система продолжает работать —теперь уже только для поддержания своего собственного существования. В своей незначительной части бюрократизм, с которым мы сталкиваемся, необходим; такие бумажные процедуры (часто это скучные обязанности) мы выполняем, зная, что они оказывают минимальное воздействие на наши "настоящие" занятия. Что касается всего остального, от этого нужно избавляться — так вы не только сэкономите время, но и сделаете свою жизнь более насыщенной.

Изучая эту тему, обязательно выполните упражнения: если вы отложите их на другое время, то в итоге так и не сможете выполнить их. Ознакомьтесь с техниками; сделайте себе пометки, когда и где вы сумеете ими воспользоваться. Обязательно примените их, когда вам представится для этого благоприятная возможность в общении с людьми.

20.1 Упражнение-техника: Пресекайте бумагомарание

Подготовка: Не требуется.
Время выполнения: Десять минут.
Средства для выполнения: Не требуются.
Частота выполнения: Ежегодно.

Это упражнение следует выполнять нечасто (может быть, раз в год), но ценность его велика. Уделите несколько минут
размышлениям о непроизводительной работе, которой вы занимаетесь.

Это может быть заполнение всяческих форм, управленческая работа и все прочее. Составьте список главных из этих
занятий и подчеркните те из них, которые всплывают у вас слишком часто или требуют больших затрат времени.
Теперь займемся делами, которые вы подчеркнули. Для каждого из них постарайтесь рассмотреть три варианта.

Во-первых, нельзя ли вам совершенно прекратить это делать? Может быть, небо упадет на землю, если вы не будете заполнять документы для ухода в отпуск, а просто отправите своему боссу электронное сообщение? Или ваша компания рискует развалиться оттого, что вы самостоятельно купите в супермаркете коробку скрепок вместо того, чтобы заполнять три требования на них в трех экземплярах, а затем ждать шесть недель? Отметьте, какие
из этих занятий вы можете никогда больше не выполнять.

Во-вторых, определите, какие дела вы могли бы переложить на плечи кого-то другого. Если уж вам действительно необходимо заполнять документы для ухода в отпуск, то, может быть, ваш персонал будет заполнять их самостоятельно? А если вам все-таки придется прикладывать к этому руку, то нельзя ли делать это пореже или выполнять меньше работы? Не можете ли вы составлять расписание отпусков раз в год, для чего от вас
потребуется только подписать документ? Так ли уж вам необходимо принимать участие в покупке скрепок? Может быть, вы (или кто-то еще) сможете просто заказать их через Интернет?

Обратная связь

Не тратьте на это упражнение слишком много часов. Когда вы расправитесь с главными пожирателями своего времени,
остановитесь: нет смысла разбираться со всем до последней мелочи. Кроме того, не выполняйте это упражнение слишком часто: инерция бюрократии велика, и изменения в бюрократической системе случаются крайне редко.

Результат

Время, сэкономленное за счет бюрократизма, принесет пользу и вам, поскольку вы будете меньше утомляться, и вашей компании, поскольку вы станете заниматься более производительной работой. Кроме того, работать вам будет интереснее.

Варианты

Если вы — глава компании, то можете открытым текстом запретить весь подобный бюрократизм. Если вы — рядовой сотрудник, не желающий навлечь на себя неприятности, то, вероятно, будет мудрее тихо игнорировать этот канцелярский стиль, не поднимая по этому поводу шума.

Управление временем