Подготовка: Не требуется.
Время выполнения: Пятнадцать минут.
Средства для выполнения: Не требуются.
Частота выполнения: Один раз.
Теперь мы поговорим о хранении документов — но не пропускайте это упражнение, скука вас не уморит. Бумаги можно
хранить на лотках, в шкафах, в грудах на полу (не забывайте того, что в первой части книги было сказано о внешнем виде рабочего места) — делайте с ними что вам угодно. В качестве первой части упражнения пометьте для разных надобностей несколько лотков для бумаг (или других емкостей, в которых вы их храните).
Чаще всего возникает необходимость в лотках "Входящие", "Исходящие", "Прочесть сегодня", "Работа на неделю" и "На
хранение". Возможно, у вас будут и другие надобности. Я завел себе лотки "Расходы" и "Налоги", поскольку веду небольшое дело.
Теперь вам нужно приучить себя к двум требованиям. Во-первых, используйте лотки по назначению. Когда документы
попадают к вам, они должны оказаться в лотке "Входящие".
Когда вы работаете с документами (как вы уже узнали из занятия 13.5. "Бумажные горы"), они должны распределяться по соответствующим лоткам (или отправляться в корзину для мусора).
В лотке "Входящие" ничего не должно застревать; также ни одна бумага не должна остаться нераспределенной. Кроме
того, ежедневно проверяйте, не пришла ли пора переложить какие-нибудь документы из лотка "Работа на неделю" в лоток "Прочесть сегодня". Второе, к чему вы должны приучиться, — это хранение документов. Этим следует заниматься регулярно, но не очень часто: скажем, раз в неделю. Просматривая лоток "На хранение", постарайтесь освободить его: многие судебные процессы показали, что хранение лишних документов может дорого обойтись. Если бумагу нужно хранить, подшейте ее в соответствующую папку, если такой папки нет — заведите ее, а если для этой бумаги папку заводить не стоит, отправьте документ в мусорную корзину.
Обратная связь
Эта система лотков может показаться мечтой бюрократа. На самом деле она ею не является: вы ведь только сортируете бумаги. Распределив документы по лоткам, вы сможете от них освободиться и приступить к действительно важной работе.
Результат
Это упражнение призвано помочь вам освободиться от вороха входящих документов. С его помощью можно упорядочить поступающие материалы, чтобы с ними было проще работать.
Варианты
Если ваши потребности в хранении документов невелики, обрабатывайте их сразу, не откладывая в папку "На хранение".
Подготовка: Не требуется.
Пока нет комментариев.