20.3 Техника: План работы с документами

Подготовка: Выполните предыдущее упражнение.
Время выполнения: Пять минут.
Средства для выполнения: Не требуются.
Частота выполнения: Ежедневно или еженедельно.

Если вы хотите все держать под контролем, вам потребуется максимум определенности в работе с документами. Прежде чем приступать к этому упражнению, вы должны выполнить предыдущее ("Обработка поступивших документов") и обзавестись аккуратной системой лотков для бумаг. Поступите с ними следующим образом: для каждого рабочего дня укажите в ежедневнике время для обработки документов, телефонных звонков и электронной почты. Не забывайте также выделять особое время для чтения — вы можете запланировать его заранее (я предпочитаю читать за обедом) или просто отвлекаться на хорошую книгу, когда у вас пропадет охота чем-либо заниматься (в таком случае постарайтесь, чтобы желание работать не пропадало у вас окончательно).

Но ваш рабочий день далеко не закончится после того, как вы рассортируете документы по лоткам (если только это не является основным занятием). В начале каждой недели составляйте примерный план работ на предстоящие дни; сверяйтесь для этого со своим списком задач и просматривайте все документы, которые уже лежат в лотке "Работа на неделю". Вчерне наметьте в своем ежедневнике "окна" для работы с документами.

В начале каждого дня, прежде чем браться задела, уточните свой план работ на этот день, приняв к сведению содержимое лотка "Входящие" и свой план задач. Ставьте себе следующую цель: разобраться к концу рабочего дня со всеми бумагами, запланированными для обработки. Это не всегда будет вам удаваться (безукоризненного планирования не бывает), но по крайней мере у вас будет цель, к которой следует стремиться.

Обратная связь

Это упражнение выглядит страшно, но выполняется просто — примените его на практике.

Результат

Систематичная работа делает возможным управление временем. В противном случае вас завалит лавина бумажных дел или вы не сможете справляться с ними, испытывая регулярные кризисы в работе.

Варианты

То, как именно вы организуете обработку документов, зависит от вашего личного подхода к этому вопросу. Попробуйте
запланировать эту работу на те периоды времени, которые совпадают со спадом вашей интеллектуальной активности (об этом —в занятии 21.1. "Пики работоспособности").