Расхламление. Порядок в документах.

Сегодня хочу поделиться с вами лайфаками в упорядочивании документов. По одному из образований я - юрист, поэтому любовь к бумажкам у меня профессиональная, но эта любовь очень мешала в расхламлении жизненного пространства, поэтому был взят жесткий курс на наведение порядка в документах.

Мне удалось создать удобную систему хранения документов, которой с легкостью пользуюсь сама, члены моей семьи и у которой уже много последователей среди знакомых.

Итак, приступаю..вас ждут проверенные лайфаки, обмен опытом и практические советы.

Зачем это надо? Все просто, во-первых, организованное пространство способствует упорядочиванию энергетических потоков и расхламлению наших мозгов, во-вторых, порядок в документах убережет вам время, нервы и даже деньги.

С чего начать?
Выбирать удобную систему для хранения документов лучше начать с ответов на следующие вопросы:
1. Документы на сколько человек у нас в наличии (мой личный опыт - система для одного или для семьи отличается кардинально)
2. Какая система вам удобнее - стационарная или мобильная? (есть документы, которые нужны часто, есть документы, которые нам не требуются годами)
3. Каков объем документов, которые необходимо организовать? (мой личный опыт - эти объемы могут отличаться в разы и еще в какие, учитывая объемы имущества в собственности и прочее)

Определив вышеописанные особенности можно приступать к наведению порядка
И как обещала-самые различные лайфаки
1. Определиться с принципом распределения документов по категориям, например, медицинские, имущество, банковские. Эта система удобна доя одного человека. Если разбираете документы семьи, то выделите категории - "Ваня", "Маша" и т.д., тогда и медицинские документы разложите по членам семьи, а вот имущество можно хранить вместе, если же имущества много и всё вместе хранить неудобно, то выберите категории-дача, квартира, авто, гараж, загородный дом.
2. Для хранения можно использовать: архивные системы (очень удобная система есть в икеа), используя папки-накопители или папки-регитраторы, но не с файлами, а с папками на кнопках или с zip-застежкой, тогда и нестандартные документы не выпадут. Совет: выбирайте систему удобную вам и членам вашей семьи



3. Главное правило систематизации документов: удобно, логично и доступно. Иными словами-система должна облегчить поиск нужных документов, избавить вас от лишних и неактуальных документов, сберечь ваши нервы.
4. При формировании системы хранения сразу и разберите документы на предмет актуальности-есть документы, которые необходимо хранить 3 года, например, квитанции на коммунальные услуги, а какие-то документы не имеют ограниченного срока действия, например, свидетельство о собственности. Избавьтесь от неактуальных!
5. Для копий личных документов (свидетельство о рождении, свидетельство о браке и прочее), выделите отдельную папку/файл/ячейку и при необходимости всегда сможете воспользоваться.
6. Техпаспорта, инструкции, гарантийные талоны на технику храните вместе, проверив их на актуальность (срок гарантии не истек, техникой еще пользуетесь). Кстати, инструкции по эксплуатации храню только ту часть, которая на русском языке-это очень экономит место.
7. При утилизации документов обратите внимание на уничтожение подписей, печатей и персональных данных, чтобы они не попали в руки мошенников.

Надеюсь, что вам будет полезно и актуально. Будут вопросы или понадобится совет - обращайтесь.